Jak poprawnie przechowywać akta księgowe w firmie?

Dokumenty finansowe, księgowe i podatkowe powstają w każdej firmie, organizacji, czy instytucji publicznej. Ich prawidłowe przechowywanie jest kluczowe, ponieważ pozwala zabezpieczyć się przed wyciekiem danych czy negatywnymi skutkami kontroli organów zewnętrznych. Na czym polega archiwizacja akt księgowych?

Akta księgowe co do zasady przechowujemy 5 lat. Ten sam termin obowiązuje w przypadku dokumentacji podatkowej, która często trafia razem z aktami księgowymi do jednej kategorii. Trzeba jednak pamiętać o ewentualnym przedłużeniu terminu. Jego bieg ulega zawieszeniu na przykład wtedy, gdy organy skarbowe prowadzą postępowanie wyjaśniające. Różne opinie dotyczą natomiast przerwania biegu przedawnienia w przypadku kontroli skarbowej, jednak dla bezpieczeństwa lepiej potrzymać dokumenty w archiwum nieco dłużej. A jak odpowiednio je przechowywać? Więcej na temat archiwizacji przeczytasz na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/.

Przepisy w obecnym kształcie nie zabraniają przechowywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej. Coraz częściej mają one postać cyfrową, dlatego nie dziwi, że zwłaszcza większe firmy wybierają tę drogę. Akta księgowe elektroniczne trzeba chronić przed niepowołanym dostępem oraz przypadkowym usunięciem. Jeśli decydujesz się na papierową wersję dokumentów, musisz dodatkowo zabezpieczyć je przed negatywnym działaniem czynników zewnętrznych. Metody archiwizacji zostały szczegółowo opisane tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/. Warto zapoznać się z ich specyfiką przed wyborem tej, która najlepiej odzwierciedla potrzeby i specyfikę Twojej firmy. Przechowywanie dokumentów wymaga też wdrożenia odpowiednich procedur. Powinno być zgodne z przepisami i międzynarodowymi normami DIN, dlatego często w tworzeniu procedur biorą udział prawnicy.

Dokumenty księgowe to zróżnicowana kategoria. Znajdują się w niej m.in.:

• faktury sprzedaży i zakupu,

• dowody wewnętrzne,

• dokumenty dotyczące delegacji,

• raporty kasowe.

Przy czym wiele dokumentów zawiera załączniki, takie jak umowy, oświadczenia czy różnego typu opisy (na przykład w przypadku delegacji). Bardzo ważna w kontekście archiwizacji akt księgowych jest ich kompletność. Dobrym przykładem są faktury opiewające na usługi doradcze, które w oczach skarbówki są wartościowe jedynie w towarzystwie stosownej umowy. Kompletność danych sprawdzamy na etapie oddawania akt do archiwum. Dodatkowo warto pamiętać, że przepisy nie zabraniają korzystania z usług firm zewnętrznych, które w Twoim imieniu dbają o dokumenty. Rhenus Office Systems Poland (oferta dostępna na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/akta-ksiegowe/) to jedno z takich przedsięborstw. Usługi obejmują nie tylko archiwizację, lecz także przygotowanie i niszczenie akt, dzięki czemu możesz kompleksowo zatroszczyć się o dokumentację firmową.

Artykuł Sponsorowany